Przedstawiamy 3 sposoby tłumaczenia arkuszy Excela. Od najprostszego tłumaczenia w programie Microsoft Excel po zastosowanie zaawansowanego programu wspomagającego tłumaczenie. Zapraszamy!

Nasze biuro tłumaczeń często przyjmuje zlecenia tłumaczenia arkuszy z danymi z baz danych, katalogów produktów, raportów czy zestawień finansowych. Zakres tekstów może być jednak znacznie większy, a sam Excel może być świetnym środowiskiem wspomagającym tłumaczenie.

[1.] Excel – uporządkowana struktura dokumentu a tłumaczenie

Struktura arkuszy w Microsoft Excel jest idealna m.in. dla zestawień danych, arkuszy finansowych i list z nazwami i opisami produktów. Wyraźny podział na komórki w kolumnach i wierszach pozwala precyzyjnie zorganizować uporządkowane dane.

Takie uporządkowanie można wykorzystać do dokładniejszego tłumaczenia z zachowaniem znacznie lepszej kontroli nad wykonywanym przekładem, niż w przypadku najbardziej zaawansowanego edytora tekstu.

Arkusz kalkulacyjny jako ulubione narzędzie w biurze

Obok edytora tekstu arkusz kalkulacyjny to najczęściej wykorzystywana aplikacja w biurze. Daje możliwość tworzenia wszelkich zestawień danych, finansowych, raportów, list adresowych i katalogowych, a do tego oferuje nieograniczone możliwości automatycznego przeliczania i kontrolowania poprawności przetwarzanych danych tekstowych i liczbowych.

W rezultacie na biurko tłumacza coraz częściej trafiają dokumenty przygotowane z użyciem mniej lub bardziej popularnych arkuszy kalkulacyjnych. Spośród komercyjnych programów najpopularniejszy jest Excel z pakietu biurowego Microsoft Office, wśród darmowych aplikacji po piętach depczą mu Calc (darmowy pakiet biurowy LibreOffice) oraz WPS Spreadsheets (darmowy pakiet biurowy WPS Office).

Microsoft Excel – edytor złożonych dokumentów technicznych

Warto skupić się na programie Microsoft Excel, który oferuje największe możliwości w zakresie organizowania, edycji i kontrolowania tekstu. Coraz częściej nie chodzi tylko o proste zestawienia danych, ale o dokumenty techniczne złożone z opisów, grafik, wartości liczbowych i formuł wykonujących obliczenia.

Dokumenty tworzone za pomocą Excela najlepiej edytować właśnie w tym arkuszu. Przeniesienie danych np. do Microsoft Worda może się wiązać z utratą części informacji, chyba że wiemy, jak zrobić to bezpiecznie.

Jak tłumaczyć dokumenty Excela?

Dokumenty przygotowane za pomocą Excela można edytować i tłumaczyć na 3 sposoby:

• w arkuszu kalkulacyjnym
• po eksporcie danych do edytora tekstu
• z użyciem narzędzi CAT

Każda metoda ma plusy i minusy. Warto o nich pamiętać i zależnie od tego, na czym nam najbardziej zależy i z jak złożonym dokumentem mamy do czynienia, wybrać najbardziej odpowiednią.

[2.] Tłumaczenie w Excelu – (sposób 1)

Pierwsza metoda polega na tłumaczeniu bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym. Kiedy to dobry wybór?

Jeśli mamy do czynienia z bardzo prostym tekstem lub zupełnie odwrotnie - szczególnie złożonym dokumentem. Wtedy nie zawsze warto próbować przenosić tekst do innego, bardziej odpowiedniego do tłumaczenia formatu.

Zależnie od tego, czy tłumaczenie ma być dodatkowo sprawdzane, tłumaczenie może być wpisywane bezpośrednio w miejsce oryginalnego tekstu. Jeśli natomiast wskazana jest dodatkowa kontrola, najlepiej wpisywać tłumaczenie w kolumnie obok.

W ten sposób oryginalny tekst pozostaje w jednej kolumnie, a tłumaczenie w kolumnie obok. Takie tłumaczenie łatwo porównywać z oryginalnym tekstem. Nie koniec jednak na tym. Microsoft Excel oferuje wiele dodatkowych możliwości w zakresie kontroli i porównywania tekstu.

Przykładem może być automatyczne sprawdzanie spójności tłumaczonego tekstu, a nawet automatyczne tłumaczenie komórek arkusza o powtarzającej się zawartości.

Tłumaczenie tekstu w 2 kolumnach – nieograniczona kontrola

Największą zaletą arkusza kalkulacyjnego w odniesieniu do procesu tłumaczenia jest precyzyjne, uporządkowane zorganizowanie przechowywanych w komórkach arkusza danych.

W nowoczesnym tłumaczeniu tekst przeznaczony do tłumaczenia jest dzielony na mniejsze logiczne fragmenty. Zwykle podział dotyczy kolejnych zdań. Gdy dane są przechowywane w arkuszu Excela, najczęściej jest to lista, której elementy mieszczą się w kolejnych komórkach jednej kolumny.

Takie uporządkowanie tekstu do tłumaczenia daje nieograniczone możliwości jeśli chodzi o sam proces tłumaczenia, jak i kontrolę jakości oraz poprawności przekładu.

Jakie to mogą być możliwości? Zależnie od potrzeb i wymogów stawianych tłumaczowi, tak dokładne zorganizowanie treści do tłumaczenia pozwala:

• wprowadzać automatycznie tłumaczenie, które zostało już wcześniej użyte
• kontrolować długość wprowadzanego tłumaczenia względem oryginału
• kontrolować spójność z poprzednio tłumaczonymi podobnymi / identycznymi fragmentami
• automatycznie tłumaczyć określone nazwy, oznaczenia itp.

i wiele innych.

Kiedy tłumaczenie jest wstawiane obok każdej komórki z oryginalnym tekstem, w kolejnej komórce można umieścić funkcję np. porównującą długość oryginału i tłumaczenia. Funkcje dają bardzo wiele możliwości. Ale na znacznie więcej Excel pozwala za pośrednictwem skryptów VBA. Dzięki nim możliwości sprawdzania poprawności, kontroli, porównywania, wymuszania spójności itd. są nieograniczone.

Najprostszy przykład: tłumaczenie w Excelu

Tłumaczymy listę produktów, ich oznaczeń, krótkich opisów. Wiele z nich zawiera identyczną treść. Podczas tłumaczenia możemy uruchamiać skrypt VBA, który sprawdzi, czy przetłumaczony właśnie fragment tekstu występuje tylko raz czy się powtarza. Jeśli program znajdzie jego powtórzenia, automatycznie dostawi do nich wprowadzone przed chwilą tłumaczenie. W ten sposób katalogi części, listy podobnych elementów itp. zawierające wiele identycznych pozycji, zostaną szybko i bezbłędnie automatycznie przetłumaczone.

Jak widać, korzyści tłumaczenia bezpośrednio w Excelu, przy odpowiednich umiejętnościach, może być niezwykle wiele. W rezultacie daje to m.in. przyspieszenie procesu tłumaczenia, podniesienie jego komfortu oraz zapewnienie znacznie wyższej jakości tłumaczenia.

[3.] Microsoft Word – tłumaczenie tekstu (sposób 2)

Druga metoda to eksport danych z arkusza Excela do edytora tekstu. Jeśli używamy pakietu Microsoft Office, naturalnym wyborem jest Microsoft Word, program, który oprócz ogromnej palety własnych funkcji pozwala uruchamiać programy VBA. W praktyce daje to nieograniczone możliwości odnośnie kontroli nad tekstem, tłumaczeniem, spójnością tłumaczenia itp. Naturalnie niezbędnym warunkiem do spełnienia jest odpowiednia wiedza i doświadczenie w tym zakresie.

Kiedy dane z arkusza kopiować do Worda i jakie daje to korzyści?

Dane przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym można bez większych problemów skopiować do Worda, jeśli układ danych nie jest zbyt złożony. W przeciwnym razie możemy mieć problem z wklejeniem gotowego tłumaczenia z powrotem do Excela.

Jak wyglądają dane skopiowane z Excela do Worda? Zależnie od tego, jaką opcję wybierzemy przy wklejaniu, może to być tekst lub tabelka z tekstem. Domyślnie to tabelka z tekstem i tego wyboru radzimy się trzymać.

Dodatkowo, jeśli tekst w Excelu był w jakiś sposób sformatowany (miał określony kolor, pogrubienie itp.), po wklejeniu do Worda atrybuty te raczej zostaną zachowane.

Po co kopiować dane z Excela do Worda? Są co najmniej dwa powody:

• funkcja sprawdzania pisowni
• narzędzie śledzenia zmian / scalania dokumentów

Microsoft Word - sprawdzanie pisowni

Pierwsze to dość ważne przy tłumaczeniu narzędzie, pomagające pozbyć się większości przypadkowych błędów typu literówki, a w przypadku osób o gorszej znajomości języka - także błędów ortograficznych.

Podobnej funkcji nie znajdziemy w arkuszu kalkulacyjnym. Dlatego, aby uniknąć "głupich" błędów podczas tłumaczenia, warto na koniec użyć automatycznego sprawdzania pisowni Worda.

Dodatkowa kontrola tłumaczenia

Narzędzie śledzenia zmian to niezwykle ważny element na etapie kontroli i dbania o wysoką jakość tłumaczenia. Po tłumaczeniu dokument Worda może trafić do kontroli u innego tłumacza.

Po korekcie pierwszy tłumacz lub inna osoba decyzyjna ma możliwość dokładnego przyjrzenia się naniesionym poprawkom. Dodatkowo, część z nich może zaakceptować, a część, jeśli się z nimi nie zgadza, odrzucić.

Na koniec pozostaje skopiować gotowe tłumaczenie do Excela. Zwykle nie przysparza to większych problemów. Standardowe atrybuty tekstu powinny zostać zachowane.

Powrót do Excela - problem z podziałem wiersza

Problemem mogą być komórki, które oryginalnie zawierały więcej niż jedną linijkę tekstu. Chodzi jednak nie o tekst zawinięty, ale ze wstawionym znakiem podziału wiersza. Znak taki wprowadza się w Excelu podczas edycji tekstu w komórce poprzez naciśnięcie klawiszy {ALT}+{ENTER}.

Podobne komórki skopiowane do Worda będą zawierały znak ręcznego podziału wiersza. Problem w tym, że po skopiowaniu z powrotem tabeli z Worda do Excela gotowego tłumaczenia znaki ręcznego podziału wiersza nie są prawidłowo rozpoznawane. Excel rozpoznaje je jako znaki akapitu i w miejscach ich występowania przenosi tekst do kolejnej komórki. Na koniec mamy więcej wierszy w kolumnie danych niż w oryginale.

Rozwiązanie

Przed skopiowaniem tłumaczenia do Excela zamieniamy w Wordzie znak ręcznego podziału wiersza na jakiś ciąg znaków, np. "{PODZIAŁ}". Po tym kopiujemy tabelę do Excela i zamieniamy "{PODZIAŁ}" na znak podziału.

Ponieważ Excel nie oferuje tak rozbudowanej funkcji Znajdź/Zamień jak Word, możemy użyć makropolecenia. Rejestrujemy operacje Znajdź/Zamień zamiany naszego kodu "{PODZIAŁ}" na inny tekst, np. na "{aaa}".

Po tym wyświetlamy listę makropoleceń. Wybieramy ostatnio zarejestrowane makro i klikamy "Edycja". W kodzie makropolecenia zamieniamy tekst:

Replacement:="{aaa}" na Replacement:=ChrW(10)

Wreszcie jeszcze raz wklejamy tłumaczenie z Worda do Excela (znaki ręcznego podziału wiersza muszą być uprzednio zamienione na "{PODZIAŁ") i uruchamiamy ostatnio zarejestrowane i zmienione makro. Tekst {PODZIAŁ} zostanie zastąpiony na właściwy w Excelu znak podziału wiersza.

[4.] Zastosowanie narzędzi CAT (sposób 3)

Trzecia metoda tłumaczenia danych Excela to użycie programu wspomagającego tłumaczenie. Może to być Trados, Transit czy Wordfast lub inny program obsługujący format Microsoft Excel. Wykorzystanie narzędzia CAT to optymalne rozwiązanie.

Jakie korzyści daje zastosowanie do tłumaczenia oprogramowania wspomagającego tłumaczenie? Programy te zapewniają najlepszą kontrolę i dokładność tłumaczenia. Dają pewność, że żaden element arkusza nie zostanie pominięty podczas tłumaczenia, żaden nie zostanie też przypadkowo usunięty lub nadpisany.

Jeżeli nie mamy dostępu do tłumacza, który dysponuje odpowiednim programem tego typu, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura tłumaczeń. Zyskamy pewność, że dane z naszego arkusza kalkulacyjnego zostaną dokładnie przetłumaczone, a w przypadku tego typu danych dokładność jest najważniejsza.

[5.] Podsumowanie – tłumaczenie arkuszy Excela

Metodę tłumaczenia tekstu w arkuszu kalkulacyjnym powinniśmy dobrać do dostępnych możliwości i potrzeb.

Tłumaczenie w Excelu ma swoje zalety. To program bardzo szybko operujący danymi. W przypadku zestawień składających się z kilku tysięcy wierszy żaden inny program nie dorówna mu w szybkości. W takim przypadku kopiowanie danych do Worda to najgorszy wybór, ponieważ Word dość słabo sobie radzi z dłuższymi tabelami i edycja tekstu w takiej sytuacji może być dość uciążliwa.

MS Word to niezłe rozwiązanie w przypadku krótszych tabel, zwłaszcza o mniej skomplikowanej strukturze.

Najlepsza i najbardziej profesjonalna metoda to użycie programu wspomagającego tłumaczenie typu Trados czy Transit. W przypadku danych wymagających najwyższej dokładności to narzędzia nie do zastąpienia.

Profesjonalne tłumaczenie arkuszy Excela

Zapraszamy do korzystania z naszych usług w zakresie tłumaczenia arkuszy kalkulacyjnych, zestawień, raportów, katalogów części, produktów i ich opisów, list części zamiennych itp. Mamy ogromne doświadczenie i zapewniamy optymalizację kosztów i czasu tłumaczenia.

Dotyczy to głownie tłumaczeń technicznych i specjalistycznych, ale nasza oferta nie ogranicza się tylko to tego rodzaju tłumaczeń. Mamy ogromne doświadczenie w łączeniu możliwości Excela z wymaganiami stawianymi przez indywidualne, nietypowe projekty tłumaczeniowe. Zapewniamy doskonałe warunki dla tego rodzaju tłumaczeń! Sprawdź naszą ofertę!