+48 41 20-20-500 info@slavis.net

Tłumaczenie Excel sprawdzanie długości tekstu

Długość tekstu w tłumaczeniu często jest większa niż tekstu tłumaczonego. Jeżeli wymagane jest nieprzekraczanie określonej długości, możemy użyć narzędzia CAT albo... Excela.

Slavis - tłumaczenia niemiecki

Microsoft Excel, dzięki szerokiej palecie wbudowanych funkcji oraz możliwości uruchamiania skryptów VBA to doskonałe narzędzie wspomagające kontrolę tłumaczenia. Jednym z najczęstszych wymagań jest zachowanie długości tłumaczenia nieprzekraczającej długości tekstu oryginalnego.

Masz do tłumaczenia arkusze Excela?

Prześlij je do nas, aby otrzymać ofertę tłumaczenia!

Zamów bezpłatną wycenę!

Tłumaczenie w Excelu – kolumna obok kolumny

W przypadku arkuszy Excela i przechowywanych w nich danych zwykle mamy do czynienia z dwoma rodzajami dokumentów:

  • arkusze zawierające listę ułożonych jeden pod drugim elementów
  • układu tabel o bardziej złożonym układzie, czasami z elementami graficznymi

W drugim przypadku możemy albo wprowadzać tłumaczenie w miejsce oryginalnego tekstu, albo zastosować program wspomagający tłumaczenie. Możliwe jest oczywiście eksportowanie podobnych danych, ale wiąże się to z wieloma dodatkowymi problemami i jest to temat na osobny artykuł.

My zajmiemy się pierwszym przypadkiem, czyli arkuszem zawierającym listę elementów ułożonych w jednej kolumnie, jeden pod drugim. Może to być lista adresowa, katalog produktów i tym podobne.

Organizacja tekstu do tłumaczenia w arkuszu

Tekst przeznaczony do tłumaczenia powinien być dobrze zorganizowany, na przykład w postaci wspomnianej listy elementów znajdujących się w kolejnych wierszach jednej kolumny, powiedzmy A.

W takiej sytuacji tłumaczenie kolejnych elementów najłatwiej umieszczać w sąsiedniej kolumnie, czyli w tym wypadku w kolumnie B.

Funkcja porównująca długość tekstu tłumaczenia z długością tekstu źródłowego

Do sprawdzania długości tekstu tłumaczenia użyjemy funkcji "DŁ". Zaczynamy od pierwszego wiersza, w którym zaczyna się lista. W kolumnie A znajduje się zdanie tekstu wyjściowego, w kolumnie B tekst jego tłumaczenia, a w kolumnie C wprowadzamy formułę:

=JEŻELI(DŁ(B3)>DŁ(A3);"TŁUMACZENIE JEST ZA DŁUGIE";"")

Formuła wykorzystuje funkcję "JEŻELI", która sprawdza, czy długość tekstu tłumaczenia (funkcja DŁ(B3)) jest większa niż długość tekstu źródłowego (DŁ(A3)). Jeśli tak, w komórce, gdzie wstawiamy formułę, pojawi się tekst" TŁUMACZENIE JEST ZA DŁUGIE", w przeciwnym razie nie zostanie wyświetlone nic.

UWAGA!

Oczywiście wprowadzona formuła sprawdza i porównuje wyłącznie długość tekstu w komórce A3 i B3, a my możemy mieć przed sobą na przykład katalog produktów składający się z 10 000 elementów. Na szczęście Excel niezwykle ułatwia skopiowanie formuły do kolejnych wierszy, tak aby długość tłumaczenia była sprawdzana w odniesieniu do wszystkich elementów listy.

Wystarczy skopiować komórkę z wprowadzoną formułą (C3) – skrót klawiszowy [CTRL]+[C}, a następnie zaznaczyć zakres od C4 do C10000 i wkleić skopiowaną treść – [CTRL]+[V]. Podczas wklejania Excel dopasuje zawartość kopiowanej formuły, tak że formuły w kolejnych wierszach będą sprawdzały odpowiednie komórki, czyli w wierszu nr 4 sprawdzi długość w komórkach A4 i B4, a w wierszu 400 długość tekstu w komórkach A400 i B400.

Dodatkowe kryteria sprawdzania długości tekstu

Kontrola długości tekstu może czasami dotyczyć jedynie wybranych elementów listy. Excel oferuje tu praktycznie nieograniczone możliwości określania dodatkowych kryteriów. Podstawowa wiedza na temat funkcji Excela pozwala je niemal dowolnie definiować.

Załóżmy, że z kontroli długości mają być wykluczone elementy krótsze niż 5 znaków, czyli skróty, krótkie oznaczenia itd. które w języku docelowym mogą być nieco dłuższe. Oto formuła, która nam w tym pomoże:

=JEŻELI(ORAZ(DŁ(A3)<DŁ(B3);DŁ(A3) > 5);"TŁUMACZENIE JEST ZA DŁUGIE";"")

W powyższej formule pojawiły się dwa nowe elementy. Po pierwsze, jako warunek, sprawdzenie długości komórki tekstu źródłowego, który nie powinien być dłuższy niż pięć znaków – DŁ(A3) > 5. Drugi element to operator lub bardziej dodatkowa funkcja "ORAZ". Powoduje ona, że działanie funkcji "JEŻELI" zostało rozszerzone i do spełnienia, aby pojawił się komunikat o zbyt długim tekście, są teraz dwa warunki: długość tłumaczenia (B3) musi być większa niż oryginału (A3) oraz długość oryginały musi być większa niż 5.

Tłumaczenia techniczne? Tłumaczymy pliki MS Office, FrameMaker, InDesign, PDF!

Więcej »

W rezultacie komunikat o błędzie pojawi się tylko tam, gdzie tłumaczenie będzie dłuższe i dotyczy to wyłącznie komórek z tekstem oryginału dłuższym od pięciu znaków. W podobny sposób możemy dowolnie określać zakres komórek, w stosunku do których ma działać nasze sprawdzanie długości tekstu.

Statystyka i ocena skali problemu z długością tłumaczenia

W trakcie tłumaczenia nie zawsze jest czas na pilnowanie długości tekstu. Czasami nie jest to najważniejsze, łatwiej później skrócić tekst lub – oddać tłumaczenie do skrócenia do kogoś innego.

W takim przypadku przydatna może być funkcja podająca, w przypadku ilu elementów listy mamy do czynienia z problemem zbyt długiego tekstu tłumaczenia. Najlepiej użyć do tego funkcji zliczającej wszystkie komórki wyświetlające komunikat o błędzie:

=LICZ.JEŻELI(C3:C10000;"TŁUMACZENIE JEST ZA DŁUGIE")

Powyższa formuła spowoduje wyświetlenie liczby wszystkich wystąpień komunikatu o zbyt długim tłumaczeniu w zakresie wierszy od 3 do 10 000. Dla osoby przyjmującej arkusz z tłumaczeniem przeznaczonym do skrócenia może to być bardzo cenna informacja.

Sprawdzanie długości tłumaczenia w Excelu – podsumowanie

Przedstawiony sposób kontroli długości tłumaczenia to jedynie wycinek możliwości oferowanych przez Microsoft Excel. Pozwala on nie tylko dowolnie łączyć działanie wielu wbudowanych funkcji, co już oznacza naprawdę duże możliwości, ale umożliwia analizowanie i przetwarzanie tekstu w arkuszach za pomocą skryptów VBA.

Dzięki nim tłumaczenie bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym może przypominać tłumaczenie przy użyciu programów CAT (wspomagających tłumaczenie), a przy odpowiedniej wiedzy użytkownika, nawet je przewyższać.

Naszym zdaniem, najważniejsze są w tym przypadku możliwości odnośnie analizy porównawczej, choćby bardzo technicznej, tekstu źródłowego i tekstu tłumaczenia, takie jak długość tych tekstów, automatycznego odnajdywania "pozostawionego" czyli prawdopodobnie nieprzetłumaczonego tekstu, pomijania skrótów i oznaczeń, sprawdzania znaków na końcach, czyli np. występowania kropek, znaków zapytania czy wykrzykników i na przykład ich pominięcia w tekście tłumaczenia.

Podobnych elementów do skontrolowania jest bardzo wiele. Nowoczesne programy CAT są w nie standardowo wyposażone i profesjonalni tłumacze z nich korzystają.

Jeśli jednak z jakichś powodów nie używamy narzędzia CAT, ale za to możemy wykorzystać Microsoft Excel podczas tłumaczenia, dobrze wiedzieć, jak duże możliwości pod tym względem oferuje ten program.


Slavis ISO

Tłumaczenia z certyfikatem ISO 17100:2015, jakość usług tłumaczeniowych.

Tłumaczenia CAT

Używamy aplikacji CAT przy każdym tłumaczeniu.

Najistotniejsze korzyści:

  • krótszy czas realizacji
  • znacznie niższe koszty
  • wyższa jakość

Więcej »

Profesjonalne tłumaczenia techniczne

Oferujemy profesjonalne tłumaczenia techniczne.

Zapewniamy wsparcie techniczne: formatowanie tekstu, DTP, OCR.

Więcej »